カフェのシフトの組み方｜ピーク帯の人数と役割を先に決めるコツ

ランチのシフトに3人いるのに、注文が重なると店が回らない。
人数は足りているはずなのに、なぜでしょうか。

カフェの仕事は、注文、ドリンク、フード、提供と片付けが一続きになっています。
どこか1か所に人がいないと、ほかの人の手が空いていても、そこで流れが止まります。
足りなかったのは人数ではなく、フードに立てる人だった、ということもあります。

カフェのシフトは、1日の人数ではなく、ピーク帯ごとにどの役割を誰が担うかで組みます。

1日を4つの時間帯に分ける

最初に、1日を仕事の中身が変わる時間帯で区切ります。

時間帯の区切りは、店のメニューや客層に合わせて変えてかまいません。
区切ると、人を厚くする時間帯と、絞れる時間帯が分かれて見えます。

ピーク帯は役割ごとに人数を決める

ピーク帯は、役割ごとに必要な人数を書き出します。
ランチなら、たとえば次のようになります。

合計は4人ですが、「兼務してよい役割」を決めておくと、3人の日の回し方も決まります。
この例なら、注文とドリンクを1人にまとめ、フードは専任で残します。
兼務の組み合わせが決まっていないと、人数が少ない日に、手の空いた人から場当たりで動くことになります。

人を当てる順番

役割の枠ができたら、次の順で人を当てます。

1. 要の役割：ランチのフードや閉店前の締め作業など、できる人が限られる役割を先に埋める
2. 新人の組み合わせ：新人は、同じ役割を教えられる人と同じ時間帯に置く
3. 残りの枠：提出された希望を、空いている枠へ当てる

希望から先に埋めると、ランチが慣れていない人だけになるなど、役割の抜けに最後まで気づけません。

ランチだけ人が足りない店では、11時から14時のような短い枠を作る方法もあります。
長い時間は働けなくても、昼の数時間なら入れる人は、1日単位の募集では応募してこない可能性があります。

希望を集めるときに聞くこと

役割で組むには、「入れる日」だけでなく、入れる時間帯と、任せられる役割が分かっている必要があります。
希望表には時間帯の欄を設け、役割はスタッフごとの一覧で別に管理します。

時間帯を「モーニング」「ランチ」「ディナー」「締め」のような勤務パターンで集めると、書き方のばらつきも減ります。
パターンの決め方は、2交代、3交代シフト希望の集め方で紹介しています。

たとえばシフトリでは、名前と時間帯を持つ勤務パターンを最大4つまで設定して、スタッフにパターンで希望を選んでもらえます。
スタッフはLINEやメールで届いたリンクから提出し、集まった希望はシフト表の画面で割り当てと見比べられます。

直前の予定変更に備える

学生スタッフが多いカフェでは、試験期間や授業の変更で予定が直前に動きがちです。
試験期間のように前もって分かる予定は、希望を集める前に聞いておきます。
その時期だけ、要の役割ができる人を厚めに確保しておくと、1人抜けても役割が欠けにくくなります。

変更の連絡は、受け口と締切を決めておきます。
LINEの個別トーク、口頭、別のスタッフ経由と入り口が分かれると、どれが最新の連絡かを確かめる手間が増えるためです。
変更が出たら、役割表を見て、抜けた役割を埋める必要があるかを確かめます。
当日の欠勤で穴があいたときの手順は、急な欠勤でシフトに穴があいたらで紹介しています。

次のシフトで作る1枚

次のシフトを組む前に、ランチの役割表を1枚だけ作ってみてください。
役割ごとの人数と兼務してよい組み合わせが決まれば、3人いるのに回らない日の原因が、人数なのか配置なのかを見分けられます。