シフト表の作り方5ステップ｜必要人数表から公開前チェックまで見本つき

シフト表を作るとき、最初に開くのは空のカレンダーではありません。
人の名前から埋めていくと、最後の日を埋める段階で人数不足が見つかり、完成した日の配置まで動かすことになります。

先に作るのは、「いつ、何人、どの役割が必要か」を書いた必要人数表と、「誰が、いつ入れるか」を並べた希望一覧です。
この2つがあれば、どの枠から埋めるべきかが計算で分かります。

1. 時間帯ごとの必要人数表を作る
2. 希望を同じ形式で集める
3. 枠ごとに候補の余裕数を出す
4. 余裕数の少ない枠から割り当てる
5. 公開前に確認し、変更方法と一緒に伝える

ステップ1：時間帯ごとの必要人数表を作る

曜日と時間帯ごとに、必要な人数と、欠かせない役割を書きます。

3人そろっていても、キッチンに立てる人がいなければ、その時間帯は回りません。
人数と役割は、別の列で確かめます。

ステップ2：希望を同じ形式で集める

全員から、入れる日、入れる時間、休み希望、担当できる役割を、同じ形式で集めます。
空欄の意味（入れないのか、未定なのか）も、依頼するときに決めておきます。
希望表の形式は、シフト希望表のテンプレート3種で紹介しています。

ステップ3：枠ごとに候補の余裕数を出す

集めた希望から、枠ごとに入れる人を数え、次の式で候補の余裕数を出します。

候補の余裕数 ＝ その枠に入れる候補人数 − 必要人数

候補に数えるのは、時間が合い、必要な役割もできる人だけです。

ステップ4：余裕数の少ない枠から割り当てる

余裕数がマイナスの枠は、シフト表の中で人を入れ替えても埋まりません。
最初に見つけて、条件を具体的に示して追加で相談します。

8月3日の17時から22時に、ホールへ入れる人を1人探しています。

次に、余裕数0の枠、1の枠の順に割り当てます。
候補の多い枠から先に埋めると、候補の少ない枠でしか使えない人を使い切ってしまうためです。
月全体を作るときも、1日ずつ完成させるのではなく、全期間の中から余裕数の少ない枠を先に埋めます。

ステップ5：公開前に確認し、変更方法と一緒に伝える

仮に埋め終えたら、公開前に次の点を確かめます。

• 必要人数と役割がそろっているか
• 休み希望や希望時間の外に入れていないか
• 1日8時間、週40時間を超える人や、休憩を取れない勤務がないか
• 土日や締め作業が、同じ人に偏っていないか

公開するときは、シフト表と一緒に、最新版を見る場所と変更の連絡先を伝えます。

【8月前半のシフトを確定しました】 最新のシフト表は、いつもの共有URLで確認してください。 間違いがあれば、7月27日までに店長へ個別に連絡してください。

確定した勤務日や勤務時間を変えるには、基本的に本人との合意が必要とされています（厚生労働省「いわゆるシフト制について」）。
変更の申し出の期限と手順は、公開と同時に伝えておきます。

たとえばシフトリでは、提出された希望がシフト表に最初から入った状態で調整を始められ、確定の前に、休み希望の日や希望時間の外への割り当てが「確認事項」として表示されます。
確定したシフトはLINEまたはメールでスタッフに届き、確定後に書き換えた場合は、勤務が変わったスタッフにだけ最新の内容が届きます。

今日のシフト作成で最初にやること

まずは、次の期間の必要人数表を1枚作ってみてください。
希望一覧と並べて余裕数を出せば、どの枠から埋めるか、どこで追加の相談が要るかが、名前を書く前に分かります。