閉店後に空のシフト表を開き、人の名前を置くたびに、別の日の人数が足りなくなる。
気づけば作業を家へ持ち帰っている。
同じ店のシフトなのに、なぜ毎月これほど時間がかかるのでしょうか。
時間を使っているのは、考えることそのものより、毎月の考え直しと、途中のやり直しと、同じ情報の写し直しです。
シフト作成に時間がかかる3つの原因
- 毎月ゼロから組む：先月と同じ判断を、今月もう一度している
- 組み直しが連鎖する：希望から埋め始め、あとで人数不足に気づいて戻る
- 同じ情報を何度も写す：希望をシフト表へ、確定したシフトをLINEへと写し直す
前の2つは、組む手順を変えると減らせます。
3つめは手順では減らないため、希望の受け方と共有の仕組みで減らします。
ステップ1：基本シフト（週の型）を作る
毎週ほぼ同じ人が入る枠を、1週間分の表にまとめます。
「平日の開店はAさん」「土日の締めはBさん」のような固定の配置と、曜日ごとの必要人数を書いておきます。
この表を基本シフトと呼び、毎月の出発点にします。
ステップ2：型をコピーして、今月の事情だけを直す
基本シフトを今月の日付へ写し、希望休や試験期間など、今月だけの事情がある枠を消します。
考える必要があるのは、型から外れた枠だけです。
ゼロから組むと30日分を考えることになりますが、型から始めれば、考える枠は数日分に減ります。
ステップ3：空いた枠を、入れる人が少ない順に埋める
空いた枠は、入れる人が少ない枠から埋めます。
- 早朝、深夜、特定の曜日など、入れる人が限られる枠
- レジや締め作業など、役割が必要な枠
- 希望が集まりやすい枠
入れる人が少ない枠を後回しにすると、最後に候補がいなくなり、埋めた枠を崩して組み直すことになります。
ステップ4：最後に一度だけ全体を点検する
1枠埋めるたびに全体を見直すと、同じ確認を何度も繰り返します。
すべての枠を仮に埋めてから、一度だけ次の点を確かめます。
- 必要人数に足りない枠はないか
- 新人だけになる時間帯はないか
- 連勤や、遅番の翌日の早番がないか
- 1日8時間、週40時間を超える人はいないか
偏りの確かめ方は、シフトの不公平を防ぐルールで紹介しています。
ステップ5：迷った判断を型に書き戻す
今月迷って決めたことは、基本シフトのメモ欄に書き戻します。
「金曜の夜は新人を1人までにする」のような判断が型にたまるほど、翌月に考え直す枠が減ります。
写す作業を仕組みで減らす
5つの手順でも、希望を表へ写す作業と、確定したシフトを送り直す作業は残ります。
たとえばシフトリでは、提出された希望がシフト表に最初から入った状態で、調整を始められます。
確定したシフトはLINEまたはメールでスタッフに届くため、別のツールで送り直す必要もありません。
スタッフ側も「前回と同じシフトを適用」を押すと、前回提出した曜日ごとの希望を今回の期間へ反映できるため、希望の出し方が毎月そろいやすくなります。
シフトを初めて作る場合は、シフト表の作り方の手順から始めると、必要人数の決め方から確認できます。
次の作成日に最初にやること
次にシフト表を開いたら、人の名前を書く前に、基本シフトを1週間分だけ作ってみてください。
来月は、その型をコピーするところから始められます。
