「6月10日は入れます」。
この返信だけでは、早番なら入れるのか、遅番なら入れるのか、夜勤まで任せてよいのかが分かりません。

希望を集めたあとで、一人ずつ「この日は何番？」と聞き直していないでしょうか。
毎月同じ聞き直しが起きるなら、足りないのはスタッフの書き方ではなく、聞く項目です。
交代制の希望は、日付と勤務パターンを一組で答えてもらう形で集めます。

ステップ1：勤務パターンの名前と時間を決める

希望を集める前に、勤務パターンの名前と時間を決めます。

名前は、スタッフが普段使っている呼び方でかまいません。
ただし、時間は必ず書き添えます。
同じ「遅番」でも、人によって17時からと思っていたり、18時からと思っていたりするためです。
回収の途中で名前や時間を変えると、前半と後半の希望で意味がずれるので、期間中は変えません。

ステップ2：「日付と勤務パターン」の表で聞く

希望は、日付ごとに勤務パターンを選ぶ表で集めます。

作る側は、どの勤務に入れるかを読み替えずに済みます。
スタッフも、日付ごとに記号を選ぶだけなので迷いにくくなります。

記号は、○（入れる）、△（条件つきで入れる）、×（入れない）の3つにします。
△を使うときは、条件を備考に書いてもらいます。

「20時以降なら可」「夜勤は月2回まで」のような条件を、勤務パターンを増やして表そうとすると、選ぶ側が迷います。
パターンは少なく保ち、細かい条件だけを備考へ逃がします。

LINEで集めるときは、書き方の例を依頼文に入れます。

6月後半（6/16〜6/30）のシフト希望を集めます。「日付、勤務パターン、条件」の順で送ってください。勤務パターン：早番（9時から17時）、遅番（14時から22時）、夜勤（22時から翌9時）例）6月16日早番 6月17日遅番（20時以降なら可）締切：6月12日（金）21時

期間、勤務パターンと時間、書き方の例、締切がそろっていれば、スタッフは何をどう書けばよいかを迷いません。
トークを見返すときも、日付と勤務パターンを拾いやすくなります。

締切の前日に、次の2つを別々に確かめます。

未提出だけを追うと、「全員出したのに、金曜の夜勤だけ1人足りない」に締切後まで気づきません。
足りない勤務パターンが分かれば、締切前に「6月19日の夜勤に入れる人はいませんか」と具体的に相談できます。

たとえばシフトリでは、名前と時間を持つ勤務パターンを最大4つまで設定でき、スタッフはLINEやメールで届いたリンクから、日付ごとに勤務パターンを選んで提出します。
未提出の人数と名前はシフト表の画面で確認でき、確定の前には、希望していない勤務パターンへの割り当てが「確認事項」として表示されます。

次の希望回収では、「入れる日」の隣に勤務パターンの列を足してみてください。
日付と勤務パターンが最初の返信でそろえば、シフトを組む段階で「この日は何番？」と聞き直す回数が減ります。