「シフト希望はLINEで送ってください」。
スタッフはスマートフォンからすぐに出せるので、紙の希望表より集まるのは早くなります。
困るのは締切のあとです。
トークには希望と雑談と変更の連絡が時系列で並び、店長は一人ずつ最新の希望を探して表へ写します。
LINEで受けるかどうかより、希望がどこに残るかで、締切後の手間が決まります。
LINEでシフト提出を受ける3つの方法
| 受け方 | 希望が残る場所 | 向いている店 |
|---|---|---|
| グループトーク | 全員の会話の中 | スタッフが少なく、やりとりも少ない店 |
| 個別トーク | スタッフごとのトーク | 希望をほかの人に見せたくない店 |
| フォームのリンク | 回答の一覧 | 転記や未提出の確認を減らしたい店 |
グループトークは手軽ですが、希望が雑談に流れて、さかのぼる手間が増えます。
個別トークなら流れにくい反面、人数分のトークを開いて写す作業が残ります。
フォームのリンクをLINEで送る方法では、連絡はLINEに残したまま、希望だけが一覧にたまります。
トークで受けるときの3つのルール
トークで受ける場合も、次の3つを決めておくと、探す手間を減らせます。
- 1通にまとめる：期間中の希望を、1回のメッセージでまとめて送ってもらう
- 変更は全部送り直す：希望を変えるときは、変わった日だけでなく、期間全体を送り直してもらう
- 書き方を固定する：「日付と時間」の形で書いてもらい、例を依頼文に添える
変更を全部送り直すルールにすると、その人の最後のメッセージが常に最新の希望になります。
前の希望と変更の連絡を組み合わせて読み解く作業がなくなります。
そのまま使える依頼文の例文
募集を始めるときは、期間、締切の日時、書き方を1通にまとめます。
【シフト希望のお願い】 対象：7/16〜7/31 締切：7/5（日）21時 書き方：「7/16 10-15」のように日付と時間を1行ずつ。休みの日は書かなくてOKです。 希望は1通にまとめて送ってください。変更するときは、期間全体をもう一度送ってください。
締切は「日曜まで」で止めず、時刻まで書きます。
日曜の朝と考える人も、夜と考える人もいるためです。
締切を過ぎても届いていない人には、個別に送ります。
おつかれさまです。7/16〜のシフト希望がまだ届いていないようです。 行き違いでしたらすみません。 難しければ「あとで出します」だけでも返してもらえると助かります。
フォームのリンクで受けると変わること
トークのルールを整えても、誰が未提出かを名簿で確かめ、希望を表へ写す作業は残ります。
フォームのリンクで受けると、希望が人ごとの一覧にたまるため、この2つの作業を減らせます。
たとえばシフトリでは、募集を作るとスタッフごとの提出リンクが、LINEまたはメールで届きます。
提出された希望はシフト表の画面で一覧にまとまり、未提出の人数と名前も同じ画面で確認できます。
締切前日17時より前に募集を作ると、未提出のスタッフへ自動のリマインドが予約されます。
スタッフはアプリのインストールやアカウント登録をせず、届いたリンクから提出します。
次の募集で変える1行
次の募集では、依頼文に「変更するときは、期間全体をもう一度送ってください」の1行を足してみてください。
締切後に最新の希望を探す時間が減れば、残る手間は転記と未提出の確認です。
その2つが負担なら、提出先をフォームのリンクに変える段階です。
