深夜に届く「やっぱり明日休みでお願いします」。
翌朝、店長はトークをさかのぼって最新の希望を探し、シフト表を直して、新しい画像をグループに送ります。
すると今度は、スタッフが前の画像を見て出勤してきます。
LINEは連絡には便利ですが、同じ情報の古い版と新しい版が、時系列で並んでいきます。
LINEは知らせる場所にとどめ、最新版を置く場所は別に1つ決めます。
「どれが最新か」を探す3つの場面
| 場面 | 起きること |
|---|---|
| 希望の回収 | 最初の希望と、あとから届いた変更を組み合わせて読む |
| シフト表の共有 | 変更のたびに画像が増え、古い画像を見るスタッフが出る |
| 確定後の変更 | 個別トークで決まった交代が、ほかのスタッフに伝わらない |
どの場面も、原因は同じです。
トークは発言を時系列で残す場所なので、あとから届いた情報が前の情報を置き換えません。
読む人が、どれが最新かを自分で判断することになります。
最新版を置く場所を1つに決める
情報ごとに、最新版を置く場所を決めます。
- 希望：提出先を1つに決め、変えるときは期間分を出し直してもらう
- シフト表：LINEのノートや共有のURLなど、毎回同じ場所に置く
- 変更：先にシフト表を直してから、LINEで変更点を知らせる
希望の受け方と依頼文は、LINEでシフト提出を受ける方法で紹介しています。
LINEの中にシフト表の置き場所を作る
新しいツールを使わない場合は、LINEグループの「ノート」と「アナウンス」を組み合わせて、シフト表の置き場所を作れます。
| 機能 | できること | シフト表での使い方 |
|---|---|---|
| ノート | 投稿を、トークとは別の一覧に残す | 確定したシフト表の画像を、期間ごとに1件ずつ投稿する |
| アナウンス | 選んだメッセージを、トークの上部に固定する | 最新のシフト表を投稿したノートを固定する |
シフト表を差し替えたら、新しいノートを投稿して固定し、前のノートの固定は外します。
トークの上部には最新版だけが表示されるため、スタッフは雑談をさかのぼらずにシフト表を開けます。
Googleスプレッドシートなどでシフト表を管理している店は、閲覧用のURLをノートに書いて固定しておきます。
表を直しても投稿し直す必要がないため、ノートとアナウンスは最初に1回作るだけで済みます。
LINEでは変更点だけを知らせる
シフト表を直したら、LINEでは何が変わったかと、最新版の場所だけを送ります。
【シフト変更のお知らせ】 9/26（土）の遅番を、BさんからCさんに変更しました。 最新のシフト表は、トーク上部のアナウンスから確認してください。
変わった日と人を書いておけば、関係のないスタッフは読み飛ばせます。
変更の対象になった本人には、個別にも伝えておくと、見落としを防げます。
回収から共有までを1つの流れにする
ノートとアナウンスで置き場所は作れますが、希望を表へ写す作業と、変更をスタッフへ知らせる作業は店長の手元に残ります。
たとえばシフトリでは、スタッフごとの提出リンクがLINEまたはメールで届き、提出された希望はシフト表の画面にまとまります。
確定したシフトもLINEまたはメールで届き、確定後に書き換えて「変更があるスタッフに通知」を押すと、勤務が変わったスタッフにだけ最新の内容が届きます。
次の変更連絡から変えること
次にシフトの変更が出たら、新しい画像をトークに送る前に、最新のシフト表をノートに投稿し、アナウンスで固定してください。
以後の変更連絡は、変わった日と人、最新版の場所の3つだけで足ります。
