深夜に届く「やっぱり明日休みでお願いします」。 翌朝、担当者はどの希望が最新なのか確かめるためにトークをさかのぼり、Excelへ書き写します。
LINEは連絡に便利なのに、シフト希望を集め始めると「探す、確かめる」が毎月増えていきます。 手間を生んでいるのは、連絡手段そのものなのでしょうか。
LINEで集めると確認が増える理由
LINEのトークは、スタッフとの連絡を時系列で読む場所です。 希望を人ごとに並べたり、提出状況を一覧にしたりする役割は持っていません。
たとえば、締切までの数日だけでも次の連絡が重なります。
- 締切後に「やっぱり入れません」が個別トークで届く
- グループと個別のどちらで希望を受けたか分からなくなる
- 最新の希望を見つけるために上へスクロールする
- Excelに写したつもりでも、1人分が抜けている
一つずつは短い作業です。 しかし、10人分を毎月繰り返すと、希望を集める作業に加えて、希望を探して確かめる時間が積み重なります。
担当者の段取りだけでは、この作業を減らしにくい状態です。 希望がグループと個別のトークへ分かれ、一覧で確認できないことが原因だからです。
提出場所を一つにすると何が変わるか
LINEでの連絡は残したまま、回答先を一つの入力フォームに固定します。 スタッフは自由返信ではなく、毎回同じ場所へ希望を入力します。
提出場所が一つになると、締切後の確認方法が変わります。
| いままで | 提出を一か所にまとめると |
|---|---|
| トークをさかのぼって最新を探す | 提出一覧を上から見る |
| 誰が出したか指折り確認する | 届いた回答を一覧で確かめる |
| LINEから手で転記する | 入力された希望をそのまま見る |
特別なツールがなくても、「希望はこのフォームに」と決めれば、探す場所を減らせます。 入力フォームだけでは、未提出者を特定するための名簿との照合は残ります。
シフトリでは、提出済みか未提出かもスタッフごとに確認できます。
ただし、希望を一か所に集めても、調整と共有を別の場所で扱えば確認先は再び増えます。 提出された希望を調整し、確定したシフトを共有するところまでを同じ流れで扱えば、確認先を増やさずに済みます。
回収した希望が確定シフトになるまで
1. 希望を集める
シフト期間と締切を決めて、募集を作ります。 スタッフごとに提出リンクが発行され、連携状態に応じてLINEまたはメールで送られます。 スタッフは届いたリンクを開き、入れる日や時間を入力します。
新しいアプリを入れてもらう必要はありません。 スタッフ側の操作は、リンクを開いて入力するところまでです。
2. 集まった希望を見ながら調整する
提出された希望は、シフト表の画面でまとめて見られます。 時間を伸ばす、短くする、別の日に動かすといった調整を、希望と確定予定を同じ画面で見比べながら進められます。
締切までに提出したスタッフの画面には、締切後に「提出内容をもとに、お店でシフトを調整しています」と表示されます。 スタッフも自分の希望がどの段階にあるかを確認できます。
3. 確定したシフトを共有する
シフトが決まったら確定し、スタッフへ閲覧リンクを送ります。 LINE連携済みのスタッフには通常LINEで送り、LINEを利用できない場合や送信上限に達した場合はメールへ切り替わります。 連絡手段が混ざっているお店でも、同じ管理画面から扱えます。
確定から共有までを同じ流れで進めるため、「シフト表はできたが、まだ送っていなかった」という共有漏れも起きにくくなります。
次のシフト募集で比べる確認の手間
最初からすべての運用を変える必要はありません。 まずは次のシフト募集一回分だけ、回収から共有までを同じ流れで試してみてください。
翌朝にトークをさかのぼった回数と、Excelへ転記した回数を振り返れば、今のやり方との違いを具体的に比べられます。 最新の希望を見る場所が一つに決まっていれば、深夜に変更連絡が届いても確認先を探し回らずに済みます。
